Представительские мероприятия

В письме, которое опубликовал Минфин РФ говорится о том, что представительские расходы работника не облагаются НДФЛ. Но все расходы должны быть подтверждены.

 Деловые встречи могут быть как формальные, так и не формальные. Перед любым мероприятием нужно составить и утвердить его план. План нужен, даже если встреча происходит в ресторане. Кроме этого обязательно присутствие лиц, которые были приглашены на встречу. В этом случае можно будет сказать, что работник выполнят свои трудовые обязанности. Согласно ст. 217 НК РФ такие расходы не будут облагаться НДФЛ.

К представительским расходам можно отнести следующие расходы: на визу, проживание, проезд, питанию. Минфин в письме № 03-04-07/15155 соглашается, что такие расходы начислению налога не подлежат.

Как оформить расходы, чтобы их можно было считать подтвержденными? В первую очередь нужно оформить приказ, где обязательно указать:

• место проведения;
• дату и время;
• список ответственных сотрудников.

После проведения сотрудники должны,предоставить отчет о проведенном мероприятии. К отчету прилагаются все документально подтвержденные расходы.

Сведения, которые должны быть отражены в отчете:

• цель переговоров;
• участники;
• место проведения;
• какие действия проводились (встреча в аэропорту, обед и т.д.);
• результаты переговоров;
• смета расходов.

Выводы: если сотрудник понес расходы в интересах компании, то НДФЛ не начисляется. Если он действовал в собственных интересах – начисляем НДФЛ.